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以財務(wù)為核心建立ERP系統(tǒng)—山東航空公司ERP系統(tǒng)的實施
作者：佚名 日期：2001-11-23 字體：[大] [中] [小]
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山東航空公司是國有大型一類航空運輸企業(yè)，是我國民航界籌建時間短、起點高、發(fā)展快的航空公司之一。山東航空公司以現(xiàn)代企業(yè)制度為基礎(chǔ)，建立獨具特色的高效運營機制，實行董事會領(lǐng)導(dǎo)下的總裁負(fù)責(zé)制。公司總部設(shè)在濟(jì)南遙墻國際機場，飛行基地分別在濟(jì)南、青島兩個國際機場，下轄青島、泰安兩個直升機公司及山航濟(jì)寧分公司，并在全國12個城市設(shè)有辦事處。目前公司擁有包括B-737、SAAB340等各型飛機13架，固定資產(chǎn)15億元人民幣。
山航的ERP建設(shè)部署
山東航空公司創(chuàng)建之初就特別重視把現(xiàn)代化的管理手段應(yīng)用到企業(yè)管理的實踐中去，利用先進(jìn)的計算機技術(shù)提高企業(yè)經(jīng)營管理水平。經(jīng)過幾年的探索，山航初步建立了一套適合航空公司特點的計算機應(yīng)用系統(tǒng)。
在山航實施計算機管理系統(tǒng)的過程中，逐步接觸到ERP的管理思想，感到遵照ERP的管理思路，統(tǒng)一規(guī)劃山航的計算機管理系統(tǒng)是非常必要的。但是如何使ERP管理思想符合山航的實際需求，是我們面臨的首要問題。經(jīng)過深入細(xì)致的調(diào)研，我們認(rèn)為：山航不適于搞“大而全”的龐大系統(tǒng)，但必須要有全局規(guī)劃，按照“總體規(guī)劃，分步實施，各個突破”的方針，由局部到全局，逐步實現(xiàn)全面的計算機管理。遵循這一原則，山航ERP系統(tǒng)規(guī)劃為三大部分：財務(wù)管理系統(tǒng)、機務(wù)維修管理系統(tǒng)、 飛行運行控制（FOC）系統(tǒng)。其中財務(wù)管理系統(tǒng)處于核心地位，強調(diào)合理利用企業(yè)內(nèi)外部資源、降低成本和提高效益；機務(wù)維修管理系統(tǒng)和飛和運行控制系統(tǒng)強調(diào)的是飛機維修和飛行的綜合信息處理，保證飛機的安全可靠運行，同時盡可能地養(yǎng)活費用支出，達(dá)到控制成本的目的。本文著重介紹山航ERP系統(tǒng)中的財務(wù)管理系統(tǒng)以及我們的體會。
山航單機核算財務(wù)管理系統(tǒng)
山航財務(wù)管理系統(tǒng)是與浪潮通用軟件公司、中國民航學(xué)院合作開發(fā)的。這套財務(wù)管理系統(tǒng)以財務(wù)報表處理為中心，有機結(jié)合了具有民航運輸企業(yè)特色的單機成本管理、票證結(jié)算管理、航材核算管理等子系統(tǒng)。通過這套財務(wù)系統(tǒng)，山航的財務(wù)核算工作完成了由機型核算到單機核算的轉(zhuǎn)變，由手工作業(yè)到全部采用計算機核算的轉(zhuǎn)變，使山航的財務(wù)管理、成本控制、分析決策水平上了一個新臺階。
山航財務(wù)管理系統(tǒng)在財務(wù)核算方面的最大特點是單機核算，即以每架飛機為對象進(jìn)行核算。目前，國內(nèi)各航空公司都采用機型核算的財務(wù)管理方法，山航采用的單機核算方法與機型核算相比細(xì)化了核算對象，可以為航線經(jīng)營效果分析提供更準(zhǔn)確的成本、收益數(shù)據(jù)，也可以為實現(xiàn)單機定包方案提供單機費用情況。
山航財務(wù)管理系統(tǒng)包括帳務(wù)與報表處理、單機成本核算、收入結(jié)算、航材核算與管理四個核心子系統(tǒng)以及若干個輔助管理子系統(tǒng)。所有這些子系統(tǒng)圍繞單機核算這一中心，既相互獨立又相互關(guān)聯(lián)，相輔相成共同構(gòu)成了整個單機核算財務(wù)管理系統(tǒng)。以下主要介紹四個核心子系統(tǒng)。
1.帳務(wù)、報表處理子系統(tǒng)
帳務(wù)處理模塊主要包括帳務(wù)初始、帳務(wù)處理、帳務(wù)查詢、輔助管理四部分。帳務(wù)寢的內(nèi)容包括憑證類型的確定、財務(wù)結(jié)構(gòu)、其他環(huán)境定義等。帳務(wù)處理部分完成憑證錄入、憑證復(fù)核、憑證匯總、月末帳務(wù)結(jié)轉(zhuǎn)等各項工作。帳務(wù)查詢和輔助管理為相關(guān)人員提供查詢及輔助決策功能。
報表處理模塊包括報表格式定義、變動報表的定義、報表公式定義、日常報表處理、標(biāo)準(zhǔn)報表和報表管理五個部分。這些模塊分別完成報表的注冊、格式制作、計算公式的定義、分析計算、生成日常報表以及進(jìn)行數(shù)據(jù)備份等。
這個子系統(tǒng)的實施，大大提高了會計核算工作的效率，簡化了明細(xì)帳與總帳的對帳工作，使工作人員從煩瑣的登記帳簿、計算工作中徹底解放出來。該系統(tǒng)采用電算化方式，省略以往許多為編制報表而做的準(zhǔn)備工作，如編制試算平衡表、核對總帳與明細(xì)帳等。利用已經(jīng)設(shè)定的計算公式，能夠直接從相關(guān)數(shù)據(jù)庫中讀取數(shù)據(jù)，進(jìn)行運算分析和填制報表。同時，還可利用檢驗功能自動復(fù)核表內(nèi)數(shù)據(jù)、表表之間的勾稽關(guān)系。同時，采用本系統(tǒng)以后，我們可以充分利用計算機軟件的優(yōu)勢及特點，進(jìn)行會計預(yù)測、會計決策、會計控制以及會計分析活動，從而擴(kuò)展了會計核算的深度和廣度，真正實現(xiàn)會計的管理功能。
2.單機成本核算子系統(tǒng)
本系統(tǒng)的主要內(nèi)容是根據(jù)管理要求，設(shè)定單機成本核算工作程度，按照單機和成本項目進(jìn)行核算，形成單機成本和單航線成本。在單機成本核算中，單機發(fā)生的費用，如油料費、起降費等直接歸集到每一架飛機。對管理費用，除飛機、發(fā)動機外的資產(chǎn)折舊等按一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分?jǐn)�，形成單機成本，然后，根據(jù)單機成本情況及航線任務(wù)執(zhí)行情況進(jìn)行歸集和再分?jǐn)偅纬筛鳁l航線成本，再與航線收入一起進(jìn)行航線效益分析。該系統(tǒng)實現(xiàn)了以下功能：
按照企業(yè)財務(wù)準(zhǔn)則和民航運輸企業(yè)會計制度規(guī)定，按當(dāng)期飛行任務(wù)書的數(shù)據(jù)進(jìn)行本期起降費及油料的預(yù)提，其數(shù)據(jù)也直接計入單機及航線成本。
該系統(tǒng)在寢化中對各直接、間接成本進(jìn)行成本屬性、成本構(gòu)成定義，便于對公司的固定成本/變動成本、直接費用/間接費用進(jìn)行分析。
依據(jù)民航運輸業(yè)會計制度和財務(wù)管理辦法，對不能直接計入單機的費用，設(shè)計了專門的費用歸集和分配標(biāo)準(zhǔn)，合理準(zhǔn)確地計算單機成本。
對各機場收取的飛機起降服務(wù)費，杜絕了發(fā)生重復(fù)付款的可能。對于已付的款項如油料、起降等費用在系統(tǒng)內(nèi)部作出標(biāo)注，不需查帳即可確定是否付款，實現(xiàn)了在會計上自我控制的功能。
手工帳下形成的單機成本只是把某一期間的總成本按照一定的標(biāo)準(zhǔn)分配到各架飛機，而單機核算系統(tǒng)中把占成本很大比重的油料費、起降費、折舊費等直接計入單機，防止了分配的不準(zhǔn)確性，保證計算的單機成本也比較準(zhǔn)確。
進(jìn)行航線成本、效益分析，這是財務(wù)單機核算系統(tǒng)的一個最重要結(jié)果，為企業(yè)經(jīng)營決策提供了可靠的依據(jù)。
3.收入結(jié)算子系統(tǒng)
本系統(tǒng)主要包括收入核算、銷售核算和票證管理三部分。收入結(jié)算子系統(tǒng)加強了收入結(jié)算的管理和控制，它將收入分配到單機，單航線，可依據(jù)各航線具體情況，預(yù)測區(qū)域銷售，決策航班計劃，取舍航線運力。由于匯集資料詳盡廣泛，使經(jīng)營成果分析全面準(zhǔn)確，提高了預(yù)決策的可信程度，有效減少了決策的盲目性、隨意性。對各代理單位的壓款情況，以前僅局限于對當(dāng)月結(jié)算的部分前期票證個別專門匯集，即增加了結(jié)算人員的工作量又不準(zhǔn)確完整。系統(tǒng)運行后，壓款情況即可準(zhǔn)確量化，待每月運輸收入確定后，即可準(zhǔn)確核查各下屬及代理單位的未結(jié)算情況，使壓款問題的解決有了可靠依據(jù)。同時，系統(tǒng)的運行，解決了會計聯(lián)和乘機聯(lián)的匹配問題，這在未上ERP系統(tǒng)之前是不可想像的，由于該功能的實現(xiàn)，最大限度地挽回了公司的各種潛在損失，維護(hù)了公司的利益，樹立了公司的形象。
4.航空器材核算和管理子系統(tǒng)
航空器材是航空公司為了保證飛機正常飛行而儲備的各種飛機部件，具有品種多、數(shù)量大、價值高的特點。航空器材的核算與管理是單機核算財務(wù)管理系統(tǒng)的重要組成部分，即可以進(jìn)行航材的實物管理，也可以進(jìn)行航材的價值管理。主要功能包括航材的收、發(fā)、存管理，航材核算以及航材采購合理管理。
通常，航材核算需要提供以下四方面的信息：庫存情況（收、發(fā)、存）、采購費用情況、器材成本差異情況、運輸成本情況。航材管理系統(tǒng)緊緊圍繞實際工作流程，各功能模塊相互聯(lián)系，相互制約，便于建立約束機制。通過約束機制的建立，可大大降低航材訂貨的盲目性。機制建立前訂貨的數(shù)量和價格均由業(yè)務(wù)部門確定，財務(wù)部門發(fā)揮不了監(jiān)督職能；建立約束機制后，業(yè)務(wù)部門的訂貨計劃報給財務(wù)部門，財務(wù)部門通過了解庫存情況、消耗情況，建議減少不合理的品種和數(shù)量，并通過翻閱合同歷史訂貨情況，建議業(yè)務(wù)部門對價格過高的訂貨進(jìn)行重新詢價，確定理想的價格，從而實現(xiàn)財務(wù)的監(jiān)督職能，減低費用。
應(yīng)用體會
財務(wù)核算的各項工作實際上就是數(shù)據(jù)處理工作，客觀上需要計算機的數(shù)據(jù)處理能力。民航企業(yè)特有的票證結(jié)算、航材核算與管理都要處理大量的數(shù)據(jù)，單純依靠手工作業(yè)方式，難以在分析控制方面上臺階。而計算機系統(tǒng)的成功實施需要重視以下幾個方面：
*采用正確的開發(fā)方式
與專業(yè)財務(wù)軟件開發(fā)公司和民航企業(yè)管理專家合作，保證了山航財務(wù)管理系統(tǒng)既有先進(jìn)的計算機技術(shù)支持又能吸收先進(jìn)的財務(wù)管理經(jīng)驗。浪潮通用軟件公司近兩年來在財務(wù)軟件領(lǐng)域異軍突起，其雄厚的技術(shù)實力為山航財務(wù)管理系統(tǒng)的成功開發(fā)提供了可靠的技術(shù)保證。民航學(xué)院的專家教授多年從事民航運輸企業(yè)管理的研究，積累了豐富的經(jīng)驗，他們?yōu)樯胶截攧?wù)管理系統(tǒng)提供了先進(jìn)的管理思想。
*領(lǐng)導(dǎo)重視、真抓實干
山東航空公司的總裁和山航計劃財務(wù)部的領(lǐng)導(dǎo)對開發(fā)財務(wù)管理系統(tǒng)都非常支持，經(jīng)常鼓勵開發(fā)人員勤奮工作并解決開發(fā)過程中遇到的實際問題。計財部的領(lǐng)導(dǎo)更是以身作則帶領(lǐng)大家加班加點地工作，順利度過了計算機和手工并行操作時的負(fù)擔(dān)加重時期，為計算機管理系統(tǒng)正式投入運行打下了堅實的基礎(chǔ)。
*培養(yǎng)企業(yè)自身的計算機維護(hù)隊伍
企業(yè)自身的計算機管理人員自始至終參與系統(tǒng)的開發(fā)工作，在系統(tǒng)開發(fā)過程中，他們參與系統(tǒng)分析設(shè)計，對整個財務(wù)管理系統(tǒng)有比較深入的了解；開發(fā)完成之后，他們承擔(dān)起系統(tǒng)維護(hù)的任務(wù)，方便及時地解決財務(wù)管理系統(tǒng)日常使用過程中出現(xiàn)的問題。
綜合以上所述，我們認(rèn)為山航財務(wù)管理系統(tǒng)是山航總體ERP建設(shè)的一個子系統(tǒng)，也是非常重要的一個系統(tǒng)。財務(wù)管理系統(tǒng)中對各項成本費用的控制、對運輸收入的控制就是對ERP系統(tǒng)中最重要的企業(yè)資源——資金的控制。財務(wù)管理系統(tǒng)的成功建立為全面的ERP系統(tǒng)建設(shè)積累了經(jīng)驗，打下了堅實的基礎(chǔ)，樹立了信心。